教务系统的使用关键，以及好不好用，刚开始的系统设置起到至关重要的作为。

爱耕云特别关注这块的使用，会有专门的售后客服，服务机构进行初始化的信息设置和录入。

那具体要准备哪些资料？一起来具体看下

一、 需要准备的核心资料

1.机构基础资料

· 机构信息：机构全称、简介、Logo、机构的介绍、联系方式、校区信息（单校区或多校区架构）。

老师信息：老师档案基本信息，所在科目校区等。

教室设置：每个教室的名称等

课程设置：包括科目、年级、学季、课程类型等信息。

2.课程与班级资料

· 课程信息：课程分类、课程名称、课时单价、课程时长、课程套餐、课程介绍详情。

· 班级信息：班级名称、所属课程、上课时间段、上课老师、教室设置等。

3.学员与课时、班级信息

· 学员信息：学员姓名、家长联系方式、所属班级、购买课时、赠送课时、已上课时、剩余课时及购课记录。

4.老师信息和权限设置

· 子账号和管理权限配置：包括校长、教务、老师、财务等操作人员的权限划分与账号准备。

5.财务与收费资料

· 收费项目：收费标准、优惠套餐（如满减、折扣）、退费规则。

· 历史账目：近期的收款流水、退费记录，用于系统对账初始化。二、 标准上线与使用流程

1.系统初始化与账号配置

· 完成机构基础信息录入，设置校区、课程分类等基础数据。

· 创建各岗位账号，并分配对应的操作权限，确保数据隔离与信息安全。

2.历史数据导入与核对

· 整理历史资料，按照系统提供的模板（如Excel）将学员、班级、课程、老师等数据批量导入系统。

· 导入后，需逐项核对数据准确性，确保系统内的课时余额、学员信息与机构实际账目一致。

3.基础业务流测试（试运行）

· 模拟真实业务：在系统中新建班级、录入学员、进行排课、模拟点名/考勤、录入课时包及收费。

· 多角色测试：分别以教务（排课/考勤）、老师（手机端签到/点评）、家长（查看课表/接收通知）的视角进行全流程测试，排查系统操作卡点。

4.新旧系统并行与数据核对

· 在正式全面切换前，保留旧有表格或纸质记录，与系统并行运行1-2周。

· 对比新旧系统的数据（如课时扣减、考勤统计、财务对账），确保系统数据准确无误，并逐步适应系统操作。

5.团队培训与正式切换

· 针对高频操作（如排课、点名、录入课时）对教务和老师进行实操培训，降低使用门槛。

· 确认系统运行稳定、数据核对无误后，全面停用旧有系统，正式启用新系统。注：不同管理软件的具体操作界面和模块可能有所差异，但核心的数据准备与“先测试、后切换”的落地逻辑是通用的。